展會是我們拓展新客戶維護(hù)老客戶的重要機會。也是我們了解客戶需求及市場發(fā)展走勢的窗口。也是鍛煉和提升外貿(mào)業(yè)務(wù)員綜合素質(zhì)的機會。充分的展前準(zhǔn)備,有效的展中溝通跟記錄,科學(xué)的展會總結(jié),才能保證達(dá)到理想的展會結(jié)果。下面為大家介紹展會須知的一些事項:
? ? 在攤位已經(jīng)訂好(攤位面積、攤位號確定),攤位設(shè)計完成情況下,大致按照時間先后順序,展前準(zhǔn)備如下:
一.樣品的搜集與選擇
在展會前半年開始,留意并搜集更適合需求、市場發(fā)展趨勢的新產(chǎn)品。選擇能代表公司生產(chǎn)能力的產(chǎn)品。常規(guī)產(chǎn)品每種選擇每種有代表性的型號,重點推出的產(chǎn)品要充分備全。
注意:事先要確定展品沒有外關(guān)等**問題,沒有目的地命令禁止展出的物品。同時避免和當(dāng)?shù)匚幕械钟|的物品。
二.展品擺設(shè)。
展品前至少一個半月前,參照攤位面積及開口情況,在公司樣品室內(nèi)演練一遍展品擺放位置,并拍照記錄。目的是提前梳理布展思路合理有效運場地,了解攤位設(shè)計需求,節(jié)省臨展布置時間。
三.展品運輸。
國外展會至少提前一個半到兩個月(海運),國內(nèi)展會至少提前二十天將樣品打包裝箱。每個箱子內(nèi)分別附樣品形式發(fā)票,以備國外展入境時清關(guān),也便于參展人員布展、撤展時清點對比展品。
為了保證樣品無損壞,選擇堅實的外箱裝運,如有必要選擇木條箱或者鋁箱。向上貼好買嘜頭,包括如下信息:A展會全稱(中/英文),B展館名稱,C參展公司,D攤位號,E聯(lián)系方式。
關(guān)于物流公司,選擇大會指定公司,以便能將樣品送到攤位上。至少也要能到達(dá)展館內(nèi)。將貨的運單原件、協(xié)商好的報價單、運輸公司展館聯(lián)系方式等,要隨身帶到展館。萬一出現(xiàn)當(dāng)布展當(dāng)天物品還沒到達(dá)攤位的情況時,可以及時聯(lián)系到相關(guān)物流公司負(fù)責(zé)人。
四.展前半個月給客戶寫邀請函。
包括信息:展會名稱、日期、舉行地點、我司攤位號。
注意:重要客戶如果明知是在相同區(qū)域內(nèi)經(jīng)營同類產(chǎn)品的競爭對手,為了避免客戶見面尷尬并對我司產(chǎn)生不信任感,在邀請函上會談日期要錯開。
五.報價表、產(chǎn)品目錄、客戶調(diào)查表、寫真畫、宣傳單、名片的制作。
1. 報價表。要求統(tǒng)一格式,統(tǒng)一價格,雙面打印在A4紙上裝訂成冊,做好分類標(biāo)簽。人手一份。同時帶上電子版。包含信息:產(chǎn)品圖片、大致規(guī)格、包裝、價格條款、付款方式、發(fā)貨期、所獲認(rèn)證、價格有效期等信息。
2. 目錄上有詳盡的產(chǎn)品規(guī)格。視客流量,4~5天的展會至少要準(zhǔn)備250~400份目錄。有條件,每季度、每年度制作一個版本的目錄。
3. 客戶調(diào)查表。打印在A4紙上,帶200份。信息包括:公司抬頭,日期,客戶名片,價格條款,啟運/抵運港口,付款方式,產(chǎn)品描述(產(chǎn)品編號、詳述、數(shù)量、包裝、價格),樣品(型號、數(shù)量、價格、客人到付快遞賬號),流水號。
4. 宣傳單、寫真畫等吸引客戶到我們攤位。
5. 名片。正反分別印中英文。每人兩盒
6. 空白合同范本。同時帶電子版。
六.其他文具清單。
七.公司相關(guān)資質(zhì),認(rèn)證的復(fù)印件。
參展技巧